Veertien gulden regels om stressvrij te werken
1. Leg duidelijke doelstellingen vast
Stress komt voort uit een verstoord evenwicht tussen wat men meent te kunnen doen en wat men meent te moeten doen. Wie nooit precies weet welke taken hij moet volbrengen, zal voortdurend gestrest zijn want hij weet niet welke doelstellingen hij moet bereiken.
2. Concentreer u op de prioriteiten
Dit is het 20/80-principe. Wie precies weet wat zijn doelstellingen zijn, is in staat om zijn werk zo te organiseren dat hij 80% van zijn tijd kan besteden aan de realisatie van die 20% echt belangrijke zaken. Zodat hij 4/5 van zijn beroepsleven onder controle heeft. Een commercieel kaderlid bijvoorbeeld heeft er alle belang bij zich te concentreren op die 20% van zijn klanten die zorgen voor 80% van zijn omzet, en niet omgekeerd.
3. Delegeer uw verantwoordelijkheden
Een advies dat voortspruit uit het vorige punt. U mag ervan uitgaan dat uw medewerkers bekwaam zijn, vooral als u ze zelf hebt aangeworven. Voel u dus niet verantwoordelijk om zelf die taken uit te voeren die tot de bevoegdheid van iemand anders behoren; door een gebrek aan vertrouwen komt u in een onzekerheidspositie. Hoe goed u ook bent, u kunt niet ALLES doen.
4. Voltooi wat u begonnen bent
Elk nieuw project vergt het nodige denkwerk. Maar ook de vereiste energie. Zolang een taak niet is afgerond, kunt u zich moeilijk ten volle geven in andere projecten. Als de onafgewerkte taken zich opstapelen, wordt de wachtrij langer en ontstaat het gevoel overstelpt te worden. Wanneer daarentegen iemand een van de verwachte resultaten bereikt heeft, krijgt hij in zijn geest ruimte vrij en wordt hij gemotiveerd om aan iets anders te beginnen.
5. Leg uzelf bewust een termijn op
In het vakjargon wordt dit ook wel de wet van Parkinson genoemd. Een taak waarop geen realisatietermijn staat kan eindeloos aanslepen. Als de doelstellingen zich opstapelen zonder precieze einddatum ontstaat het risico op “verstopping”. Wie daarentegen drie weken heeft om vier projecten af te handelen zal zich meester voelen van de situatie, als hij tenminste een hiërarchie van “vervaltermijnen” voor elk onderdeel binnen het geheel hanteert.
6. Ga te werk in etappes
De etappes moeten aangepast zijn aan de mogelijkheden: iedereen kan een olifant opeten, maar dan wel in plakjes van 100 gram. Wie de lat te hoog legt, krijgt op lange termijn altijd het deksel op de neus. Dat wreekt zich zowel in het werk als op het vlak van het budget.
7. Leer neen zeggen
Neen zeggen is goed in bepaalde omstandigheden. Bijvoorbeeld een vergadering waar u niet echt nodig bent. Vraagt uw overste u een bepaalde taak af te handelen binnen een onmogelijke termijn, weiger dan op diplomatische, beargumenteerde manier. Als u onmogelijke opdrachten aanvaardt, bent u van meet af aan al gestrest.
8. Werk nooit onder uw mogelijkheden of tegen uw verlangens
Aanvaard geen overplaatsing of promotie om iemand een plezier te doen. Het is van essentieel belang dat u doet wat u graag doet, zo niet loopt u het risico gebukt te gaan onder een ongewenste druk.
9. Geloof niet in het idee dat stress een positief beeld geeft
Het is niet omdat u efficiënter lijkt dan de anderen, dat u het ook bent. Deze mythe wordt door heel wat bedrijven nog altijd in stand gehouden, ten onrechte.
10. Blijf meester van uw agenda en uw tijdsgebruik
Een dag is onderverdeeld in uren en minuten. Een deel daarvan gaat verloren aan van alles en nog wat: tijdrovende telefoontjes, een stroom e-mailtjes, discussies met collega’s, informele meetings… Afslanken is de boodschap! Beperk u tot de essentie. Zorg dat u niet de slaaf wordt van uw omgeving, blijf het heft in handen houden.
11. Zorg voor een goede fysieke conditie
Stress wordt door veel mensen bestreden met bedenkelijke middelen: een mengsel van koffie en tabak, of alcohol… Deze opwekkende middelen hebben als belangrijkste effect dat zij de spanning en de vermoeidheid vergroten. Maar ook kalmeermiddelen zijn af te raden. Beweging is de gezondste oplossing; zorg dus voor korte periodes van fysieke beweging tijdens de werktijd.
12. Blijf positief denken
Ban zo veel mogelijk alle negatieve gedachten en probeer altijd een positieve houding aan te nemen. Molière zei het al: wie wil vindt een middel, wie niet wil vindt een excuus.
13. Geloof in uzelf
Niets perkt ons meer in dan onze ideeën over onszelf. En om allerlei slechte redenen hebben veel mensen de neiging hun mogelijkheden te minimaliseren. Diegenen die efficiënter lijken, zijn dat niet noodzakelijk: misschien doen ze hun werk alleen maar op een andere manier. Deze regel impliceert ook dat we in staat zijn om uit te vissen wat goed voor ons is, en te verwerpen wat niet goed is. Niets geeft meer stress dan te werken in een omgeving die ons niet ligt, in een bedrijf met een visie waar we niet achter kunnen staan.
14. Pas dezelfde regels toe op uw werkmilieu
Al deze regels gelden ook voor uw collega’s, uw ondergeschikten, en zelfs uw klanten. Vermijd vage, onduidelijke situaties, waardoor de mensen in het ongewisse blijven over waar en wanneer iets gaat gebeuren, want dat leidt alleen maar tot stress. Telkens als u iemand een opdracht geeft, legt u dus een termijn op, in plaats van de persoon in kwestie zelf te laten kiezen. Zo is er een duidelijk vertrekpunt en een vast eindpunt. Anders voelt de ene zich afhankelijk van de goodwill van de andere.
Bron: les dossiers pratiques de l'Echo – B